케이터링업체 광고대행사에 맡길 일은 문의를 모으는 광고 운영뿐 아니라 행사일에 맞춘 상담 기록과 발주 결과 보고까지입니다. 소규모 주문이 섞이고 일정 변경이 잦다면 문의 수만으로 적정 기업 발주처가 늘었는지 알기 어렵습니다. 업체를 비교할 때는 예정 행사일을 받는 접수 방식, 취소된 행사의 처리, 광고비와 대행료 정산 기준을 함께 요청하세요.
문의가 들어온 날과 행사가 열리는 날을 나눠 기록해야 취소와 확정 발주를 구별할 수 있습니다.
1. 상담표를 기준으로 광고대행사 비교
상담표에는 문의일, 예정 행사일, 인원, 장소, 견적 전달 여부와 확정 상태가 필요합니다. 행사 날짜가 바뀌어도 같은 문의의 변경 이력으로 남기는 업체인지 보세요. 새 문의로 다시 세는 안은 중복 실적이 생길 수 있습니다. 선정 자료로는 고객 정보를 지운 접수 예시와 상태 변경 규칙을 요청하고 현장팀이 결과를 전달하는 방식도 비교합니다.
2. 취소 실적을 분리하는 성과 보고 조건
가령 기업 행사 견적에 동의했지만 장소 사정으로 취소됐다면 확정 발주와 취소를 각각 표시해야 합니다. 예약금 등 확정의 근거를 무엇으로 볼지 합의하고 계약 전 보류 문의도 따로 둡니다. 광고 보고서의 전환과 현장팀의 발주 기록을 맞추는 주기를 정하세요. 취소가 늦게 확인되면 다음 보고서에서 어느 기간 수치를 고칠지도 적습니다.
3. 일정 변경 시 광고비와 대행료 정산 비교
행사 취소로 광고가 불필요해졌을 때 중단 요청 창구와 대응 시간을 계약에 남깁니다. 이미 집행된 매체 광고비, 아직 쓰지 않은 예산, 작업을 마친 소재 제작비는 구분해 정산해야 합니다. 월 운영비가 중단 기간에도 유지되는지, 다른 날짜의 광고로 바꾸면 추가 제작비가 생기는지 물어보세요. 부가세와 환급 절차도 견적서에 별도로 확인합니다.
4. 행사 마감에 맞춘 운영 계약 점검
희망 날짜의 수용 한도가 찼을 때도 같은 광고를 계속 집행하면 맞지 않는 문의가 늘 수 있습니다. 행사팀의 마감 통지를 누가 광고 담당에게 전달하고 누가 재개를 승인하는지 정하세요. 긴급 수정 가능 범위와 담당자 부재 시 창구도 비교 대상입니다. 계정과 상담 기록은 사업자가 확인할 수 있어야 종료 뒤에도 취소 반영을 검증하기 쉽습니다.
- 예정 행사일과 문의일을 별도 기록
- 확정·보류·취소·중복의 정의 합의
- 중단 전 집행비와 잔여 예산의 정산 확인
5. 자주 묻는 질문
취소된 행사 문의는 지워야 하나요?
삭제보다 상태와 사유를 남기는 편이 낫습니다. 유입 품질과 행사 취소를 구분할 수 있기 때문입니다.
행사일이 바뀌면 새 실적인가요?
같은 발주처의 일정 변경이라면 기존 상담의 이력으로 관리하도록 합의하세요.
광고를 멈추면 대행료도 없어지나요?
자동으로 같아지지 않습니다. 운영 중단 기간의 업무와 청구 기준을 계약서에서 확인해야 합니다.
지난달 확정이 이번 달 취소되면요?
수정 대상 기간과 반영일을 표시한 정정 보고서를 요구하세요. 단순 누적 합계만 받지 않습니다.
행사일별 접수표와 정산 질문을 같은 형식으로 전달해 보고의 정확성과 계약 범위를 비교하세요.