독립서점 광고대행사를 고를 때는 행사 모집 광고의 성과뿐 아니라 작가 일정 변경으로 취소될 때의 정산 기준을 비교해야 합니다. 행사 참석이 매장 구매와 북클럽 가입으로 이어지게 하려던 예산이므로, 제작 완료분·미집행 광고비·취소 안내 대행을 나눠 계약하는 것이 필요합니다.
취소 당일의 말보다 제작 단계별 승인 기록이 정산 기준이 됩니다.
1. 독립서점 광고대행사 견적에 제작 단계를 표시
행사 포스터 기획, 작가 소개 초안, 서점 승인, 매체별 가공과 광고 게시를 별도 단계로 적어 달라고 요청하세요. 원고를 시작한 상태와 최종 소재를 납품한 상태를 모두 완료로 취급하는 견적은 비교하기 어렵습니다. 각 단계의 납품물과 검수 기한을 먼저 맞추고 광고비·대행료·제작비가 총액에 포함됐는지 확인합니다.
2. 취소 정산 계약은 미집행 예산과 완성품을 분리
예를 들어 초청 작가의 일정이 바뀌어 포스터 승인 후 행사가 취소된다면, 이미 만든 광고물 비용과 아직 매체에 쓰지 않은 돈을 구분해야 합니다. 집행 내역, 예약된 제작 작업, 취소 가능한 외주 항목을 증빙하도록 정하세요. 미사용액이 전액 환급된다고 단정하지 말고 실제 매체·업체 조건과 정산 기한을 문서로 받습니다.
3. 재사용 소재의 범위로 대행사를 비교하기
날짜가 없는 서점 소개 이미지와 북클럽 안내 원고는 다음 모집에 활용할 수 있도록 별도 납품을 요청합니다. 편집 가능한 원본 제공, 사진·글꼴의 이용 범위, 다른 업체 수정 가능 여부를 비교하세요. 작가 이름과 사진이 들어간 소재는 행사 종료나 취소 뒤에도 계속 쓸 수 있는지 다시 확인하고, 교체 제작비도 사전에 정합니다.
4. 광고 중단과 신청자 안내를 계약 책임으로 정하기
취소 통보를 받는 연락처, 광고 중단 요청 시간과 완료 확인 방식을 계약에 넣습니다. 광고를 내리는 것만으로 이미 신청한 독자에게 소식이 전달되지는 않습니다. 공지 수정·개별 안내·환불 문의 인계 중 대행사가 맡는 범위를 구분하세요. 최종 보고에는 실제 집행액과 신청·취소 현황을 남겨 다음 행사와 북클럽 모집 계획에 활용합니다.
5. 계약 전 체크리스트
- 단계별 완료 기준과 서점 승인 기록을 보관하나요?
- 중단 담당자·대체 연락처·정산 자료 제출일이 있나요?
- 남은 원고와 이미지의 재사용 권한을 받았나요?
자주 묻는 질문
취소되면 제작비를 모두 돌려받나요?
자동 환급을 전제하지 말고 진행 단계와 합의된 정산 조건으로 확인합니다.
다음 행사로 광고비를 넘겨도 되나요?
이월 금액과 사용 기한, 추가 운영료를 서면으로 합의하세요.
완성 포스터의 날짜만 바꾸면 되나요?
작가 측 사용 허용과 변경 작업 비용을 확인한 뒤 수정합니다.
신청자 환불도 광고대행사 업무인가요?
접수 대행과 결제·환불 처리의 책임은 다를 수 있으니 담당을 따로 정하세요.
마무리
같은 취소 상황을 업체마다 제시해 정산표와 중단 절차를 받아보세요. 모호한 총액보다 제작 증빙과 재사용 조건이 갖춰진 계약을 선택할 근거가 됩니다.